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簡單工作十法

2010-08-14 09:40 來源：中國醫(yī)藥營銷聯(lián)盟 我要評論 (0) 點擊：

核心提示：你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑？但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越復雜，時間越來越不夠用。

你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑？但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒有重點，目標不清楚，所以才讓工作變得越來越復雜，時間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境里，我們必須在越來越少的時間內，完成越來越多的事情。
 
    在如今越來越復雜與緊湊的工作步調中，“保持簡單”是最好的應對原則。“簡單”來自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。
 
    現(xiàn)代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時間；抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。
 
    以下就是10種最實用的、最簡單的工作方法。
 
    1.搞清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)，減少錯誤的機會
 
    你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？可否建議我，要從哪個地方開始？我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成？有哪些可用的工具與資源？
 
   2.懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度
 
    對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
 
    在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響即有的工作進度，而且會因為你的拖延而影響到其他人？并且你是否真的可以達到對方要求的目標？
 
    3.主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅地減輕工作負擔
 
    “手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。”但是問題有沒有可能是出在你自己身上？你有沒有適當?shù)胤从痴鎸嵡闆r？如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。
 
    你當然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點，討論的過程中必須時時站在主管的立場思考，估諒他面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當然，更不應該自己承受問題。
 
    4.報告時要有自己的觀點，只需少量的有用信息即可讓老板感到滿意
 
    多數(shù)人在向主管或是老板報告時，總是擔心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦？”根據(jù)美國商業(yè)心理顧問公司的心理學家約翰？維佛所進行的研究，有10%～15%的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。
 
    其實，這種擔擾是多余的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對于老板將一點幫助也沒有。“內容清簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰？維佛詢問多位資深主管對于報告內容的要求時，所得出的普遍性結論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時，要能精準地掌控時間。
 
    5.做簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內容與報告的時間
 
    真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達信息，創(chuàng)造溝通與對話的機會，進而讓對方因為你的簡報內容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在于簡報，而是溝通的質量。你不只是“報告”，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。
 
    在做任何的簡報之前，你必須思考以下3點原則：希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點？聽眾會有什么樣的感受？你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定？
 
    接下來就是實際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡報的過程不應只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和聽眾有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡報內容，其余的時間應該是與聽眾互動。
 
    6.有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
 
    正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余每一封信件的內容，除非信件內容是有關近期內（例如兩星期內）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
 
    7.郵件內容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應的機會
 
    “最容易閱讀、理解與回復的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習慣的回答。
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